リモートワーク 電話会議を見直そう~ヤマハ製品と効率的な電話会議で生産性アップ!~(パイプライン濱田康貴氏)

はい、濱田です。本日は「リモートワーク 電話会議を見直そう」というテーマでお話いたします。電話会議へ参加するにあたって、前回は

  1. いきなり自宅で仕事をしろと言われても、何をどうしたらよいのかわからない
    • まずは”今できること”から着手しよう
  2. 情シス部門は自宅勤務社員のための支援に工数を割かなければならない
    • 固定もう モバイル回線両対応のネットワーク環境を用意する
  3. そもそも、今できることは何か、限られたリソースで何を優先すべきかわからない
    • 外部とのコミュニケーション手段を用意する
    • 社内サポートは、楽にしてください

というテーマでした、と。今回は、実際に電話会議に参加するにあたっての運用ルール、お作法について改善の余地がまだまだありますよ、というテーマでお話していきたいと思います。

「居るかどうか」をハッキリと

これはどういったことかと言いますと、オフラインの会議でも同じことが言えるのですが、会議に参加しているのか参加していないのかをハッキリしましょう、ということです。会議に参加している、には2種類ありまして、広義の参加と狭義の参加とがあります。

広義の会議参加とは

いわゆる「呼ばれたから会議室に来ました」は確かに広義の会議参加に含まれますが、主体的に発言しなかったり内職して話を聞いていなかったりといったケースですね。オフラインの会議では表情を見ればまだ「参加の意味がなくもない」とも受け取れますけれども、仕事のスタンスとしては決して「積極的」「能動的」「自分の意見を持っている」とは言えません。

狭義の会議参加(望ましいすがた)とは

これはもうシンプルですね。

  1. 聞く
  2. 話す
  3. 自分の意見を持つ

1つ目の「聞く」と「話す」については会議参加の態度の問題ですが、電話会議においてもう1つ重要な観点がありまして、それは

会議に参加している間、回線の帯域を使い続ける

ことであるのを忘れないでください。例えば自宅から社内のリソースに対して作業しながら電話会議に参加している際、どのアプリケーションが遅延を起こすか、そして遅延の影響が体感的に表面化しやすいかを意識してみてください。恐らく、映像や音声が遅延の影響を受けやすいと思いますが、これが気になるようでしたら、ヤマハのVPNクライアント『YMS-VPN8シリーズ』を試してみる価値はあるでしょう。

リモートアクセスの遅延問題を軽減する「経路制御機能」が追加され、社内向け通信以外を直接インターネットへブレイクアウトすることで、通信トラフィックの負荷を低減します。

最後に、「自分の意見を持つ」とうのは、決して自分から議題を提示して会議をリードしなければいけない、というわけではなく、対面の会議と違って「いるだけで参加したつもりになる」が通用しなくなるのです。映像だけでは表情を読み取ったり空気感を捉えたりすることが難しく、古来日本人が得意としてきた「阿吽の呼吸」がしにくくなっています。

しかし、きちんとアジェンダを用意し、会議の時間を守り、的確な意見を冷静沈着に発言するだけで、会議の時間は飛躍的に有意義になります。リモートワークは見かけ上の態度よりも成果が重視され、この差が評価として顕著に現れますので、これらを心がけるとよいでしょう。

話し始めは挙手をしよう

まず、アナログ電話や生の会話と違い、インターネット上の電話会議は何かしらの方式で音声が圧縮されてデジタルに変換され送受信されます。回線の帯域や端末の処理性能などの影響でサンプリングレートが悪かったりすると、何を話しているのかが聞き取りにくいこともよくありますので、話し始めの言葉は明確にしましょう。

また、話し始めだけではなく、大人数での電話会議ですと、誰が発話しているかがわかりにくいことが多くなりますので、挙手機能などをつかって「これから話し始めますよ」という意思表示を明確にしましょう。

議事進行を明確に

対面の会議では良くも悪くも阿吽の呼吸が成り立つことは先ほども申し上げましたが、電話会議ではそういうわけにいきません。また、毎回映像つきで参加するわけでもない場合、発言のタイミングなども難しいでしょう。まして、発言者に割りこんだりすると対面の会議以上に収集がつかなくなります。

逆に、対面の会議では議長がそれほど苦労しなくてもアジェンダや決定事項、その後のアクションについて言語化されずに「なんとなく合意形成の空気ができた」という終わり方をしがちでしたが、電話会議では良くも悪くも空気感が伝わりにくいので、議長は対面会議以上のファシリテーションスキルを求められることを強く意識してください。

今回のまとめ

まとめると、電話会議は

  • 「居るかどうか」をハッキリと
  • 話し始めは挙手をしよう
  • 議事進行を明確に

の3つを意識してください。そして、快適なテレワーク環境を実現するため、リモートアクセス機能が強化された、VPNクライアント『YMS-VPN8シリーズ』を導入してみてはいかがでしょう。

以上です。